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Puede que pienses que un poco de distracciones en el trabajo no sean tan graves. Quizás creas que 8 horas sean demasiado y que, en realidad, 5 minutos revisando un mensaje no sean la gran cosa. Pero podemos ver un pequeño ejemplo. ¿Qué pensarías si te dijeran que debes pasar 8 horas de pie? Suena como muchísimo. Pero, ¿acaso no sientes que las 8 horas que pasas trabajando se pasan volando? Seguro que sí.

Es por esto mismo que perder cinco minutos de tu tiempo de trabajo puede ser peor de lo que parece. Es posible que al final del día tengas todavía una pila de cosas por hacer, y sientes que no te rinde el día. No progresar realmente con lo que estás haciendo en el trabajo puede ser frustrante, pero es muy posible que estés perdiendo tiempo innecesariamente.

Una de las mejores maneras de organizar y evitar la pérdida de tiempo innecesaria es a través del seguimiento del tiempo y la gestión del trabajo, especialmente cuando trabajas con todo un equipo que se complementa en sus funciones.

La mayoría de nosotros luchamos por maximizar nuestras horas de trabajo. Existen algunas estadísticas sobre cuánto tiempo pierden las personas en sus trabajos y, realmente, son bastante increíbles: el empleado promedio desperdicia unas 8 horas semanales en tareas personales y usando dispositivos móviles. Aproximadamente el 60% del tiempo de trabajo se usa, efectivamente, para un trabajo productivo.

De hecho, se estima que, en Estados Unidos, las empresas pierden alrededor de 650.000 millones de dólares al año gracias a la pérdida de tiempo de sus empleados. Estas estadísticas son realmente alarmantes: 9 de cada 10 empleados admiten perder tiempo en el trabajo. Sin embargo, es posible cortar de raíz estas pérdidas de tiempo y aprovechar al máximo tu tiempo de trabajo.

Desde el compañero de trabajo que constantemente se detiene a charlar hasta los implacables pings de los correos entrantes, siempre hay muchas distracciones. Las interrupciones sabotean tu concentración y productividad. Identificar tus pérdidas de tiempo es el primer paso para minimizarlas.

Las pérdidas más comunes: las relacionadas con el trabajo

Aunque puede ser tentador revisar los chats personales o entrar a revisar las notificaciones de tus redes sociales, reduciendo tu tiempo productivo, es muy común que las distracciones que te cuestan tiempo de trabajo productivo estén, de hecho, relacionadas con el trabajo.

Es muy poco probable que, si las cosas no están saliendo bien en tu trabajo, sea porque cada uno de los miembros de tu equipo se pase el día revisando Facebook.

Un empleado promedio de cualquier empresa envía y recibe alrededor de 121 correos cada día. Esto probablemente suene como una locura, pero lo cierto es que leer y responder correos electrónicos puede llegar a consumir un 28% del tiempo productivo de la semana. Y eso no incluye todo el tiempo perdido revisando entre cientos de mensajes de correo para conseguir un archivo en particular.

Ahora, existen programas de chat que, poco a poco, han reemplazado a los correos electrónicos dentro de las empresas. Un ejemplo de ello es Slack. Tanto los equipos remotos como los co-localizados cuentan con una aplicación de mensajería instantánea para comunicaciones relativas con el trabajo y construcción de grupos de trabajo.

No es difícil pensar que esos pings persistentes pueden desviar la atención de la tarea que se está realizando. Un pequeño dato: toma poco más de 23 minutos volver a enfocar tu atención en una tarea después de una distracción. Esto significa que pierdes casi media hora después de una distracción, tratando de enfocarte de nuevo en lo que estabas haciendo. Si tomas en cuenta que trabajas durante 8 horas diarias, tomar media hora para concentrarte, varias veces al día, se convierte en un gran problema.

Es imposible olvidarse de las reuniones. Muchas empresas, sobre todo las que trabajan con equipos remotos, optan por hacer reuniones diarias para actualizarse y ponerse al día con los progresos del día anterior. Sin embargo, esto constituye una enorme pérdida de tiempo productivo que podría recuperarse si estas reuniones se hicieran una vez a la semana, por ejemplo.

Cada semana, la gente pasa un poco más de cinco horas en reuniones. Esto constituye casi un día completo de trabajo, perdido en reuniones que podrían evitarse.

Por último, debemos mencionar uno de los grandes pecados del trabajador común: el multitasking. Hacer dos cosas a la vez no significa lograr dos cosas a la vez. La mayoría de nosotros somos físicamente incapaces de centrarnos en más de una cosa a la vez. De hecho, está comprobado que el multitasking puede disminuir la productividad hasta en un 40%.

Hay muchas razones por las que la gente intenta hacer varias tareas a la vez en el trabajo, desde acercarse a las fechas límite hasta repetidas interrupciones. Puede que sientas que estás haciendo más, pero sólo estás haciendo que las mismas tareas lleven más tiempo y probablemente dando peores resultados.

Sin duda alguna, la meta principal de cualquier equipo de trabajo es tener el trabajo listo en la menor cantidad de tiempo posible. Sin embargo, estas pequeñas cosas que, en principio, pueden parecer inofensivas, terminan causando grandes pérdidas de tiempo a largo plazo.