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Las organizaciones utilizan reuniones virtuales en lugar de las presenciales porque son rápidas de organizar, son baratas y permiten a las personas más relevantes asistir a la reunión, dondequiera que estén.  Sin embargo, las reuniones virtuales pueden ser difíciles de organizar, y necesitan un enfoque diferente al de las reuniones regulares.

Si bien los principios básicos de la etiqueta para la organización siguen siendo aplicables, el trabajo con reuniones virtuales requiere un enfoque diferente al de las reuniones presenciales

Una de las cosas más importantes es saber elegir la plataforma más adecuada para usar.  La mejor plataforma para un “check-in” rápido puede influir en las  sesiones de lluvia de ideas o de toma de decisiones.

Es mejor tomarse el tiempo para revisar cada plataforma cuidadosamente antes de decidir cuál usar.  Algunas funciones, como las encuestas por Internet (que facilitan la medición de las opiniones de las personas) o las pizarras en línea (buenas para las sesiones de tormenta de ideas en grupo), pueden tener algún coste adicional.

No hay que olvidar que la videoconferencia tiene sus ventajas y sus inconvenientes.  Puede proporcionar a los participantes importantes indicaciones no verbales y alentarlos a seguir participando.  Sin embargo, algunas personas pueden sentirse incómodas y cohibidas al usarla, lo que puede impedirles participar tanto como lo harían en una reunión sólo de voz.

El éxito de una reunión virtual a menudo depende de la orientación de un facilitador, por lo que es importante aprender las habilidades y herramientas que se necesitan para tener éxito en este papel.

Cuando los participantes no se han reunido antes, una persona que pueda romper el hielo para animar a todos a relajarse y a conocerse antes de hablar de negocios.  Se podría pedir a los asistentes que se presenten y den alguna información sobre lo que hacen; luego hacer un ejercicio que les ayude a conocerse mejor.

Por supuesto, debes asegurarte de que estás completamente cómodo con el software de reuniones virtuales.  Ensaya con todas tus herramientas y facilidades de antemano, ya que deberías ser capaz de manejarlas sin esfuerzo durante la reunión.

Las reuniones virtuales pueden necesitar más preparación que las reuniones regulares presenciales.  Por ejemplo, ¿cómo se puede tratar el conflicto en este espacio virtual, y mantener la discusión centrada y en el camino?  ¿Y si las dificultades de software impiden que el miembro más importante de tu equipo asista? Dedica un tiempo adicional de planificación en tu agenda, de modo que puedas prepararte adecuadamente tanto para la reunión en sí como para enfrentar cualquier desafío técnico que pueda surgir.

Para una reunión virtual efectiva, puede ser muy útil plantear y definir tu objetivo.  ¿Quién debería asistir?  ¿Qué es exactamente lo que necesitas discutir?  Decide qué es lo que quieres cubrir, y estima cuánto tiempo tomará cada tema.  También es importante que seas puntual con la hora de inicio y finalización.

Para reuniones más largas, intenta organizar tu información en segmentos de 10 a 15 minutos.  Esto permite reducir la duración de la atención y ayuda a mantener a todos comprometidos y concentrados.  Deja claro cuándo ha llegado al final de cada sección, para que los asistentes estén listos para pasar a la siguiente parte.

Varios días antes de tu evento, una vez que hayas estipulado una hora y un día conveniente para todos, envía los datos de acceso a todos los asistentes.  Incluye la URL cuando sea necesario, la agenda, una lista de asistentes y las horas de inicio y finalización de la reunión.

Puedes considerar, además, la posibilidad de asignar a alguien para que se encargue de cualquier problema tecnológico que pueda surgir durante la reunión.  Delegar esta tarea te permitirá centrarte únicamente en guiar la discusión. Con estos simples consejos, puedes sacarle el mayor provecho a cada reunión virtual, tanto como si estuvieran en la sala de reuniones de tu empresa.