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Cada día, los eventos y las reuniones virtuales ganan más fuerza, y se han convertido en una excelente manera de llegar a las personas. Es por ello que las invitaciones a través de correo electrónico son casi indispensables hoy en día, y en esto es en lo que la mayoría de la gente se equivoca, haciendo que las invitaciones no den la información suficiente para que los invitados se interesen realmente. Entonces, la poca efectividad de las invitaciones hace que ni siquiera el más asombroso de los eventos obtenga una gran participación.

Es allí donde, entonces, deberíamos poner un poco más de empeño. Causar una mala impresión antes de siquiera empezar puede ser fatal para tu evento. Por ello, hay ciertas cosas que deberías tomar en cuenta algunos detalles que pueden marcar la diferencia entre un evento con poca gente y un evento exitoso.

Cada campo de la invitación cuenta

Al crear una invitación de calendario, sin importar si lo haces desde tu ordenador o desde tu teléfono móvil, es importante prestar atención a cada uno de los campos que aparecen para llenar. Debes asegurarte de que el evento tiene un título, una duración y una plataforma seleccionada y marcada cuando hagas la invitación. También deberías definir la fecha de notificación, en la cual recordarás a los invitados que el evento se acerca, y puedes aprovechar la pequeña sección de notas para incluir todos los detalles que puedan ser importantes para los invitados a la reunión.

El título del evento sí importa, haz que llame la atención

Es importante que el titulo especifique claramente lo que harás en el evento, ser completamente relevante y útil es la clave para que el titulo llame la atención de los invitados y anoten que deben asistir. Muchas personas optan por poner como título el nombre de la persona a la que están invitando, sin embargo, esto es un grave error. ¿De qué le sirve a una persona tener un evento marcado en el calendario que solo dice su nombre? No les indica el propósito ni nada útil que les permita recordarlo con mayor facilidad.

Cuando el título de tu evento es claro y muestra específicamente el propósito de la reunión, las personas tendrán una mayor disposición a asistir. Esto funciona tanto para reuniones de trabajo como para cualquier tipo de evento. Facilita la comprensión del evento y asegúrate que no llegan al evento o reunión sin tener ni idea de lo que se discutirá (si deciden llegar, ya que muchas personas simplemente ignorarán la invitación)

Nunca olvides el contexto

Es muy frustrante recibir una invitación en tu calendario y darte cuenta de que no tienes absolutamente nada de contexto de lo que se hablará en la reunión. Al igual que sucede con el título, la falta de contexto puede marcar la diferencia y hacer que muchas personas simplemente olviden asistir a la reunión. Es por ello que deberías aprovechar la sección de notas para establecer con claridad una pequeña agenda de lo que se tratará. Esto no solo ayudará a establecer un orden, sino que puede mejorar la dinámica de la reunión, mientras ayuda a que los participantes estén completamente al tanto de lo que discutirás.

 

Añade un enlace o un número a la llamada correspondiente

Muchas personas prefieren enviar el enlace a la reunión o el código de Zoom el mismo día de la reunión. Pero lo cierto es que no hay razón para hacer esto. Estás enviando una invitación específica a una dirección de correo, así que, ¿por qué no enviarle toda la información en una sola vez? Esto evitará confusiones y permitirá que el proceso sea más fluido, además de que no requiere que estés pendiente de enviar el correo a una hora en específico.

Sin duda alguna, vivimos en un mundo en el que la tecnología se está adueñando de nuestras vidas, y es por esto mismo que debemos aprovechar al máximo cada herramienta que tengamos. Al ser específicos y enviar invitaciones por correo concisas y detalladas de la reunión, facilitas el manejo de la reunión y logras que las cosas funcionen de una manera más fluida, y lo mejor de todo es que no es nada difícil ocuparse de estos pequeños detalles.