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Llevar tu propio negocio no es tarea fácil, por el contrario es una tarea muy  difícil.  Los desafíos que debes superar mientras comienzas se resuelven, pero luego son reemplazados por otros diferentes y más complejos. Por ejemplo, cuando inicias tu negocio, es probable que te resulte difícil encontrar nuevos clientes. Luego, tus clientes se incrementan, tu reto es asegurarte de que les ofreces un buen servicio y cumples sus expectativas.

A medida que tu negocio crece, a menudo puedes terminar arrastrándote a trabajar cada hora del día, sólo para satisfacer las demandas cada vez mayores de los clientes, proveedores y otras partes interesadas. Este trabajo continuado significa que no puedes centrarte realmente en lo que estás haciendo con tu negocio, impidiendo que lo hagas crecer a la escala que quieres.

Afortunadamente, hay muchas maneras de automatizar y racionalizar los procesos para acelerar las cosas.

Centros de ayuda y preguntas frecuentes

La mayoría de los clientes tienen las mismas preguntas, por lo que puede que te encuentres cansada de escribir las mismas respuestas una y otra vez. Sin embargo, hay formas de ayudar a automatizar y acelerar este proceso.

En primer lugar, las secciones de preguntas frecuentes y los centros de ayuda ofrecer a los clientes la posibilidad de encontrar por si mismos  las respuestas a sus preguntas. Puede que sólo quieras utilizar una sección de preguntas frecuentes bien organizada con títulos para cada categoría de preguntas. También puedes utilizar un centro de ayuda con capacidad de búsqueda que permita a los clientes escribir su pregunta. Esto facilitará para ambas partes el proceso.

Ambas herramientas permiten a tus clientes resolver sus propios problemas, reduciendo la carga que supone para ti proporcionar el servicio de atención al cliente. También es beneficioso para el cliente, ya que obtendrá una respuesta inmediata a su pregunta en lugar de esperar a que le respondan por correo electrónico o de esperar ser atendido trás pasar algunos minutos en la línea de espera.

Incluso si los clientes siguen enviando consultas por correo electrónico, puedes utilizar las preguntas que recibes e incorporarlas a las más frecuentes. Tanto Gmail como Outlook tienen funciones que te permiten almacenar muchas «plantillas», lo que te permite insertar texto ya escrito en sólo unos pocos clics. Esto puede ayudarte a disminuir el tiempo de los  procesos de atención al cliente.

Lleva a los clientes a formularios bien diseñados

Si tu negocio implica que proporciones una cotización para tus servicio o productos, la mejor manera de obtener la información de los clientes es solicitando la información que necesitas de ellos.

Una buena forma de hacerlo es utilizar un formulario en tu sitio web que realice todas las preguntas que, de otra manera, tendrías que hacer en una cadena de correos electrónicos. Incluso puedes proporcionar algunas respuestas adicionales para   cuando la gente no proporcione toda esta información de una sola vez, o cuando la solicitud inicial no esté lo suficientemente clara.

Incluso es posible tener cotizaciones y precios generados automáticamente mediante un  software como Formidable Forms, que te facilitará el trabajo y permitirá al cliente  recibir una cotización en cuestión de segundos después de presionar «enviar» en su formulario.

Usar Autorespondedores para perseguir las consultas

Puede ser realmente frustrante cuando un cliente potencial se pone en contacto contigo, y te esmeras en preparar una respuesta cuidadosamente considerada, sólo para que termine siendo ignorada. A veces esto se debe a que tu respuesta no es la que el cliente estaba buscando. Otras veces es porque están ocupados y se olvidan, o simplemente no recibieron tu primer correo electrónico.

El uso de correos electrónicos de respuesta automática para enviar recordatorios a los clientes puede ser una gran manera de darles un suave recordatorio y animarlos a tomar medidas. Hay varios servicios que pueden proporcionar esto, pero Tickle Train es una gran opción. Se integra en cualquier servicio de correo electrónico existente.

Esta plataforma te permite enviar el correo y Tickle Train  se encarga del resto. Incluso puede monitorear tu bandeja de entrada para una respuesta y así poder cancelar cualquier futuro correo electrónico de respuesta automática.

Utilizar estas  herramientas  puede ayudarte a ahorrar tiempo en tus operaciones diarias, liberándote de tareas tediosas para que te concentres en hacer crecer tu negocio y llevarlo al próximo nivel.  Al liberar tu tiempo, también te será posible tomar un merecido descanso sin que todo se desmorone.