Los protocolos son una excelente manera de registrar todos los procesos. Seguir un procedimiento estandarizado puede ser excelente para tu equipo. Esto te permitirá llevar un orden de cada actividad que realiza tu empresa, por lo cual aumentas la eficacia de tu equipo y evitas los errores de tu equipo. Claro, los errores no tienen nada de vergonzoso, al final somos humanos y somos imperfectos.

Sin embargo, al tener establecidos los pasos a seguir, minimizamos la posibilidad de cometer errores molestos y que nos causen inconvenientes en el futuro. Por eso queremos hablar de la importancia de establecer protocolos para atender a los clientes de la mejor manera.

Ventajas de contar con protocolos

Si cuentas con un protocolo de atención al cliente te aseguras de que todos los procesos que pasan en la atención se manejen dentro de rigurosos estándares de calidad que ya han sido aprobados. Así, evitas sorpresas indeseadas y mantienes el procedimiento de atención al cliente, que puede ser un poco impredecible, completamente en orden y bajo control.

Además, podrás demostrar que eres un experto en el campo y que te preocupas por la atención a tus clientes. El cliente se preocupa por ser bien atendido, y nada le dará una mejor impresión que darse cuenta que los representantes de la marca manejan un buen conocimiento de su papel y hablan con fluidez, atendiendo todas sus dudas con seguridad y sin titubear. Demuestra que conocen la empresa y que están listos para atenderlo.

Además, disminuyes los tiempos de respuesta de una manera increíble. No requieres de consultar a nadie por la respuesta o hacer esperar al cliente. Al final, el tiempo es oro, y tener respuestas ya preestablecidas nos ayudará a solventar las dudas que pueda tener un cliente de manera rápida y eficaz. Así, hacemos que se den cuenta que somos su mejor opción y prestamos una atención de calidad.

Esto no solo aplica cuando nos escribe un cliente nuevo, sino también cuando un cliente tiene inconvenientes con su producto. De hecho, es importante que nunca bajemos la calidad de la atención que brindamos. Los clientes nos han preferido, han depositado su confianza en nosotros y en lo que hacemos. Estar listo para atenderlos hace que sigan confiando en nosotros.

Miniminiza los errores

El hecho de que contemos con protocolos no elimina los errores, porque somos humanos ante todo y no somos perfectos. Sin embargo, lo que sí hará por ti un protocolo es ayudarte a disminuir ese margen de error al mínimo posible. Contaremos con toda la información y el paso a paso que deberá ser seguido ante cada caso en específico, dejando muy poco o nada de margen para respuestas imprevistas.

Esto es especialmente importante porque un error puede llegar a incluso costarnos un cliente o una venta. Sin importar que no sea intencional, debemos evitar a toda costa esta pérdida. Nuestro objetivo siempre es ayudar a quienes aterricen en nuestra página o sepan de nosotros, por lo cual la prevención de errores les dará una buena experiencia que no solo nos posiciona en el mercado, sino que le da una buena impresión a nuestros clientes, haciéndolos volver.

Una última ventaja que podemos mencionar es que te evita los engorrosos procesos de entrenar a un nuevo integrante de tu equipo de atención al cliente. Si ya cuentas con un manual de procedimientos específico que le indique al nuevo miembro qué es lo que debe hacer en cada ocasión, el entrenamiento será algo rápido y sencillo.

Definitivamente, un protocolo de atención al cliente puede hacer maravillas por tu negocio. Seguir planes y proyectos paso a paso siempre es una buena manera de establecer claridad y orden en cualquier proceso. Entonces, ¿por qué no aprovechar esta estrategia para algo tan importante como la atención a tus clientes?

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